چند نکته مفید برای مکالمات تجاری به زبان انگلیسی – بخش اول

اگر در حال مطالعه این نوشته هستید، به احتمال زیاد برای مکالمات تجاری روزمره خود به زبان انگلیسی نیاز دارید. شاید هم مدتی است که با مشتریان و همکاران انگلیسی زبان خود در ارتباط بوده و به دنبال این هستید که بتوانید با آنها ارتباط حرفه‌ای تری داشته یا در مذاکرات تجاری خود به نتایج بهتری برسید.

برای درک بهتر اصطلاحات و جملاتی که در ادامه خواهیم آورد، ممکن است لازم باشد سطح زبان انگلیسی شما در حد Upper-Intermediate یا حتی Advanced بوده و تسلط قابل قبولی روی مکالمه زبان انگلیسی داشته باشید. از طرف دیگر هم بسیاری از آنها ساده هستند و فهمیدن و استفاده از آنها نیاز به زبان انگلیسی چندان قدرتمندی ندارد.

به هر حال، سخن را طولانی نکرده و این نکات را با هم مرور می‌کنیم:

نکته 1: عنوان های افراد (Titles)

در ترم های ابتدایی کلاس زبان انگلیسی احتمالا تفاوت بین Title های متفاوت را یاد گرفته اید و تفاوت بین آنها را می‌دانید:

Mr. Jones

Mrs. Jones

Miss Jones

 Ms. Jones

تکلیف عنوان Mr که مشخص است: برای خطاب کردن همه آقایان به کار می‌رود. عنوان Mrs (با تلفظ  /ˈmɪsɪz/) برای صدا کردن یک خانم متاهل کاربرد دارد. عنوان Miss (با تلفظ /mɪs/) فقط برای خانم های مجرد بوده و Ms (با تلفظ /mɪz/) برای همه خانم ها؛ چه مجرد باشند و چه متاهل.

اما در این میان بسیار می‌بینیم که افراد در مواجهه با خانم ها به اشتباه از عنوان Mrs استفاده می‎‌کنند.

حالا جدا از اینکه طرف صحبت ما مجرد باشد یا متاهل، باید به این نکته توجه کنیم که در انگلیسی مدرن و مخصوصا در مکالمات تجاری همواره بهتر است از عنوان Ms استفاده کنیم. دلیل اول این کار این است که با گفتن Ms مرتکب اشتباه نمی‌شویم. دلیل دوم و مهم تر هم این است که نوعی نگاه کنجکاوانه و جنسیت زده در عبارت های Miss و Mrs وجود دارد که خانم ها را به دو دسته “شوهر دار” و “بی شوهر”تقسیم می‌کند؛ چیزی که دانستنش به ما هیچ ربطی ندارد مخصوصا اگر بحث ارتباطات رسمی و تجاری هم در میان باشد.

در مکالمات تجاری بسته به موضوع کار می‌توانیم از عبارت هایی مثل Dr یا Professor هم قبل از نام افراد استفاده کنیم.

نکته بعدی هم این است که این عنوان ها یا قبل از نام کامل افراد به کار روند یا نام فامیل آنها. برخلاف زبان فارسی، استفاده از این عنوان ها قبل از اسم کوچک هیچ گاه قابل قبول نیست.

Ms. Jones

Ms. Katherine Jones

Ms. Katherine

اگر اسم طرف مقابل را ندانیم باید چه کار کنیم؟

مشکلی نیست! به این مثال ساده دقت کنید:

……… ,Excuse me

Mister / Sir / Ma’am / Miss

برای صدا زدن یک آقا، Sir همیشه انتخاب بهتری بوده و Mister معمولا استفاده نمی‌شود. برای صدا زدن خانم ها هم از Ma’am استفاده می‌کنیم و در صورتی طرف صحبت ما خانمی بسیار جوان یا یک دختر بچه باشد، بهتر است بگوییم Miss. به صورت کلی در یک فضای تجاری و رسمی، همیشه از Sir و Ma’am استفاده کنید!

نکته 2: “اخراج شدن از کار” در زبان انگلیسی

حتما می‌دانید که معادل انگلیسی “اخراج کردن” یک شخص می‌شود “Fire”.

پس راحت ترین چیزی که درباره اخراج شدن یک شخص از یک شرکت یا سازمان می‌توانیم بگوییم:

.He/She was fired

اما راه های دیگری هم برای مطرح کردن این موضوع وجود دارد.

واژه Fire معمولا کمی تند است و به صورت مشخص به اخراج شدن شخصی اشاره می‌کند که در کارش مرتکب تخلفی شده یا حداقل وظایف خود را به درستی انجام نداده است. اما گاهی هم این موضوع به شرکت مربوط است نه کارمند. بسیار پیش می‌آید که شرکت ها به علت مشکلات اقتصادی خود دست به “تعدیل نیرو” بزنند. در چنین مواقعی باید از عبارت های دیگری استفاده کرد:

.He/She was laid off

عبارت های بعدی، به زمانی مربوط می‌شوند که کارمند مورد نظر ما واقعا اخراج شده، اما ترجیح می‌دهیم موضوع را به شکل مودبانه تری مطرح کنیم:

.He/She was dismissed

.He/She was let go

.He/She was released

گاهی هم می‌خواهیم به شکلی رک و بی پروا بگوییم که با شخصی “قطع همکاری” کرده ایم:

.He/She was terminated

اصطلاحات دیگری هم وجود دارند که کمی غیر رسمی تر بوده و در میان انگلیسی زبان ها بسیار رایج هستند، اما بهتر است در گفتگوهای رسمی از آنها استفاده نشده و تنها به گفتگوهای دوستانه محدود شوند:

.He/She was dumped

.He/She was sacked

.He/She was canned

.He/She was axed

.He/She was given the boot

.He/She was given the pink slip

در گذشته مرسوم بود که هر وقت قرار بود کسی اخراج شود فرم اخراج را که معمولا صورتی رنگ بود به دستش می‌دادند. این فرم امروزه دیگر وجود ندارد اما عبارت Pink slip هنوز هم در میان انگلیسی زبان ها رایج است.

نکته 3: معرفی کردن و معرفی شدن در محیط کاری

معرفی کردن خود به زبان انگلیسی کار دشواری نیست و بسیاری از ما این کار را به خوبی بلد هستیم. این کار در محیط های رسمی و اداری هم کاری آسان است؛ تنها باید دو نکته کوچک را همواره رعایت کنید:

همیشه خود را به شکل کامل معرفی کنید: نام و نام خانوادگی خود را کامل به طرف مقابل بگویید، از به کار بردن نام تنها یا فامیلی تنها خودداری کرده و از Title ها هم استفاده نکنید.

همراه با نام، همیشه شغل و نام شرکت و دپارتمان خود را بگویید: مهم است که طرف مقابل بداند کار شما چیست و در چه بخشی فعال هستید!

.My name is Bill Jones and I am in charge of the marketing department in Samsung

.I’m Chris Penn and I work as a programmer in the IT department

.I am Jessica Miller, the head of sales team in Mercedes-Benz

سوالات متداول در مکالمات تجاری چه هستند؟

در هنگام صحبت با افراد، معمولا می‌خواهیم بدانیم که چه کار می‌کنند، برای چه شرکتی کار می‌کنند، در کدام بخش هستند، چه مسئولیت هایی دارند، تخصصشان چیست و به چه مدت در این سمت مشغول به کار بوده‌اند.

?What do you do

?Where do you work

?What company do you work for

?Which department do you work in

?What are your skills

?What do you specialize in

?What are you in charge of

نکته 4: صحبت درباره پول و هزینه

هدف اصلی از به راه انداختن یک کسب و کار و تاسیس یک شرکت چیزی نیست به جز “پول در آوردن”. پس طبیعی است که بعد از معرفی افراد و خوش و بش کردن های مرسوم، موضوع اصلی صحبت در جلسات کاری “پول” باشد.

هزینه اش چقدر می‌شود؟

تقریبا همه می‌دانیم که وقتی وارد مغازه ای می‌شویم و می‌خواهیم قیمت چیزی را بدانیم، می‌توانیم بپرسیم:

?How much is it

خیلی ساده است، مگر نه؟ اما وقتی در یک فضای اداری مشغول مکالمات تجاری هستیم، داستان کمی متفاوت می‌شود. دفتر یک شرکت با یک فروشگاه کوچک خیلی تفاوت دارد.

بعضی از عبارت هایی که می‌توانید در این موقعیت ها به کار ببرید به شرح زیر هستند:

?How much does it run

?How much does it cost

?How much does it sell for

?How much will it cost me / us / our company

?How much are you asking

توجه داشته باشید در تمامی این سوالات می‌توانید به جای How much، از What استفاده کنید. استفاده از How much در این مواقع بسیار مرسوم تر است اما به یاد داشته باشید که احتمالش وجود دارد که کسی همین سوالات را با What از شما بپرسد.

در جواب این سوالات هم ممکن است با جواب های زیر موجه شوید. با و چود آنکه این جملات خیلی هم مرسوم نیستند، باز هم ممکن است به گوشتان بخورند و به همین خاطر است که بهتر است با آنها آشنا باشید.

……… It sells for 

……….  It goes for

……… It is priced at 

آنچه با هم مرور کردیم تنها گوشه ای از عبارات و جملاتی بود که در مکالمات تجاری به زبان انگلیسی باید بدانید. در مطالب بعدی به ادامه موضوع خواهیم پرداخت!